a) Elaborar un Plan de Trabajo para revisar, analizar, proponer, actualizar, redocumentar, reforzar, mejorar y simplificar en términos cuantitativos y cualitativos,  los procedimientos documentados del proceso para la asignación de cupos y expedición de certificados de importación y exportación, bajo la modalidad de asignación directa y primero en tiempo, primero en derecho, que garanticen la disminución de tiempo respuesta de 14 a 7 días, al fusionar 2 trámites en 1, permitiendo con ello que los interesados realicen sus trámites en forma más ágil, sencilla y productiva. El Plan de Trabajo deberá considerar las gestiones de reducción de los trámites y servicios registrados en COFEMER, a través del análisis, revisión y actualización de las Fichas Técnicas, Formatos, homologación de claves e información general, considerando su vinculación con los procedimientos que se definan y garantizando el apego a la normatividad que regula el servicio.

Asimismo el Plan de Trabajo, deberá considerar desarrollos informáticos complementarios en el Módulo de Cupos del Sistema SICEX, que bajo el enfoque de disminuir el tiempo respuesta de 14 a 7 días al fusionar 2 trámites en 1, eliminen los controles semiautomáticos detectados en el proceso de cupos, simplifiquen el control interno, abatan costos de operación, eliminen actividades operativas innecesarias, obtenga ahorros de tiempo, permitan mejorar el desempeño del servicio público, se constituya como herramienta oportuna, segura y confiable con soluciones integrales a la problemática detectada.

b)Eliminar el envío y recepción vía fax, de las solicitudes de cupos y documentación requerida, sustituyéndolo por el envío electrónico dentro del Sistema Informático SICEX/CUPOS, asimismo de manera prioritaria se deberán sustituir las actividades manuales de solicitud, registro y asignación de números de folio en las Fichas de Dictamen y en los Oficios de Asignación, a través del desarrollo de una aplicación informática sencilla, que genere y administre automáticamente los números de folio.

Las modificaciones y desarrollo de las herramientas informáticas, según corresponda el caso, deberán efectuarse conforme a la Norma para el Uso de Bienes y Servicios Informáticos en la Secretaría de Economía.

• Realizar las gestiones necesarias para desarrollar una herramienta informática que permita el registro de las distintas fases internas de los procedimientos mencionados, a fin de llevar a cabo un seguimiento puntual de las mismas, favoreciendo la adecuada toma de decisiones.
• En esta herramienta informática se deberá, considerar al menos lo siguiente:

• Genere avisos de los plazos establecidos en cada etapa de los procedimientos y acuses de recibido por cada una de las acciones que realicen los que intervienen en el mismo, así como advertencias del vencimiento de plazos.
• Establecimiento de facultades y facultados para el acceso al sistema.

• Nombre, extensión y correo electrónico del servidor público con el que deberán establecer el primer contacto.

Quedo en proceso el trimestre anterior

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Núm. de Revisión de Control

Área Revisada

Acción de Mejora Concertada

04/2007

1.-Fortalecer el sistema electrónico “Punto de Encuentro”, como fuente única de información para las representaciones federales.

Para considerar implementada esta acción de mejora, la Coordinación General de Delegaciones Federales, deberá realizar al menos lo siguiente :

• Incluir, en la medida de lo posible, los documentos relativos a programas de comercio exterior.
• Determinar y enlistar toda la normatividad vigente relacionada con los programas de promoción y servicios que desarrollan las RF´s.
• Incorporar a cada uno de los documentos la fecha de publicación, particularmente a la normatividad.
• Identificar, definir y clasificar, los diferentes tipos de documentos que emiten las áreas normativas centrales.
• Difundir ampliamente hacia las RF’s la instrumentación, objetivos, utilidad, estructura y beneficios que ofrece el sistema “Punto de Encuentro”, proporcionando un mayor valor a este sistema.
• Medir el impacto de esta acción de mejora considerando al menos lo siguiente:

• Evaluar la política de “cero papel” en las RF´s.

• Número de visitas mensuales realizadas al sistema punto de encuentro.

Aplicar encuestas a las RF´s sobre la utilidad y calidad del sistema Punto de Encuentro.

• Durante un mes las RF’s, deberán realizar el registro de los correos electrónicos recibidos que contengan normatividad, enviados por las áreas normativas centrales a las representaciones federales, en el SIMODEF, en el módulo de control de gestión.
• Instruir a todo el personal de las representaciones federales para que registren todos los correos electrónicos que contengan normatividad, enviados por las áreas normativas centrales a las representaciones federales, a través del SIMODEF.
• Las RF’s deberán difundir internamente la normatividad enviada por las áreas normativas centrales, con el personal responsable de la operación.
• Una vez concluido el mes de prueba del registro de los correos electrónicos en el SIMODEF, la CGDF realizará un análisis al proceso para determinar si fue efectiva o no esta estrategia.
• De resultar viable se continuarán registrando en el SIMODEF, los correos electrónicos que contengan normatividad, en caso contrario se implementarán otras acciones para asegurar el registro y control de la normatividad que se envía a través de correos electrónicos

3.- Mantener un seguimiento a los procesos de elaboración, establecimiento, dictaminación y difusión, de los procedimientos necesarios para asegurar la adecuada operación de los programas en las Representaciones Federales.

Para considerar implementada esta acción de mejora, la Coordinación General de Delegaciones Federales deberá realizar lo siguiente:

• Dar seguimiento al proceso de elaboración de procedimientos de la SPYME, acordado en reunión de trabajo del 13 de septiembre de 2007.
• Dar seguimiento al proceso de elaboración del procedimiento del programa IMMEX, con la Dirección General de Comercio Exterior, acordado en reunión de trabajo del 13 de septiembre de 2007.
• Revisar los procedimientos elaborados por las áreas normativas, asegurándose de que describan de manera específica las actividades, los tiempos de atención y responsabilidades que debe cumplir el personal de las representaciones federales.
• Acordar con la SPYME, Dirección General de Comercio Exterior, y la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, la liberación y difusión de los procedimientos bajo el Sistema de Gestión de Calidad de la CGDF y a su vez, someterlos a la dictaminación de la DGPOP, a fin de que cumplan con el carácter de procedimientos institucionales.
• Medir el impacto de esta acción de mejora considerando al menos lo siguiente:

• Aplicar encuestas al personal de las RF´s sobre las mejoras cualitativas y de ser posible cuantitativas, de contar con procedimientos institucionales en todos los programas de promoción y servicios.

4.- Analizar la viabilidad de crear sistemas electrónicos únicos de información de cada una de las representaciones federales, para fortalecer y satisfacer los requerimientos de las áreas normativas centrales.

Para considerar implementada esta acción de mejora, la Coordinación General de Delegaciones Federales deberá considerar lo siguiente:

• Analizar la viabilidad técnica de integrar los requerimientos de las áreas normativas centrales a  un sistema electrónico único por RF´s.
• Identificar los tipos de requerimientos de información que realizan las áreas normativas centrales, y distinguir aquellos que se hacen con criterios de periodicidad y contenidos definidos, así como aquellos que se hacen con criterios diversos, pero de manera constante o regular. Es decir toda aquella información que sea susceptible de sistematizarse, para alcanzar la integralidad de un sistema único.
• En su caso, iniciar un proceso gradual de implementación de un sistema único de información de las RF´s.

1.- Que la DGPOP de seguimiento a las  acciones o gestiones necesarias que realicen las Unidades Administrativas Responsables para disminuir o eliminar los riesgos, debilidades e incidencias detectadas, en los indicadores de resultados de las metas presupuestarias 2007 de la Secretaría de Economía.

Para considerar implementada esta acción de mejora, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, deberá realizar lo siguiente:

• Comunicar a las áreas responsables de la Secretaría en las cuales se detectaron insuficiencias en su evidencia documental que amparan el cumplimiento de los datos reportados en sus metas presupuestales, a fin de que se instrumenten las acciones necesarias para subsanar dichas insuficiencias.
• Para lo anterior la DGPOP definirá en coordinación con las áreas observadas un formato en el cual se establezcan para cada una de las observaciones detectadas las acciones a realizar, el tiempo necesario para llevarlas a cabo y los responsables de su ejecución.
• Dar seguimiento a dichas acciones, mediante un reporte mensual que consolide la información expedida por las áreas observadas.
• Presentar dicho reporte mensual a los titulares de las Unidades Administrativas Responsables y al Órgano Interno de Control.

Para considerar implementada esta acción de mejora, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, deberá realizar lo siguiente:

Solicitar a las Unidades Administrativas Responsables del cumplimiento de las metas presupuestarias a cargo de la Dependencia, se instrumenten las acciones necesarias para documentar y brindar certeza de que los avances reportados cuentan con el debido soporte, para lo cual se proponen las siguientes acciones:

Incluir en el formato de avances de metas un apartado en el cual se indique lo siguiente:

Fuente de información que se utiliza para reportar los avances de las metas, especificando si la información es generada por la propia área o por entidades externas al área. Así como la forma en que se procesa dicha información (medios magnéticos u otros).

Responsable de la elaboración, actualización y custodia de la información reportada.

El reporte debe llevar la firma del responsable de su elaboración, (nombre y cargo).

Indicar si la información soporte se encuentra disponible para su consulta en la página de la Secretaría o en la Intranet para su consulta.

Considerar la posibilidad de que dicha información pueda ser integrada en la página de la Secretaría o en la Intranet para su consulta.

3.- Que la SPYME asegure la confiabilidad de su información, a través del diseño y establecimiento de una aplicación automatizada, para el control de las metas presupuestarias 2007.

Para considerar implementada esta acción de mejora, la Subsecretaría para la Pequeña y Mediana Empresa, deberá considerar lo siguiente:

• Identificar con certeza los programas y actividades que son fuente de información para los indicadores de resultados de metas presupuestarias.
• Alinear la información de los programas y actividades, con los correspondientes indicadores de resultados.
• Desarrollar una herramienta informática, que permita procesar la información desde su captura hasta su reporte a la DGPOP, a través del diseño, programación e implantación de una aplicación automatizada (análisis de las características, ciclos y flujo de la información, requerimientos, pruebas, etc.).
• Establecer derechos y control de acceso (contraseñas) a los servidores públicos responsables de capturar o registrar información en la aplicación automatizada.
• Establecer control de tiempos para la captura de la información mensual, derivada de los programas o actividades, de tal forma que una vez concluido el tiempo de captura, la información no pueda ser modificada (excepto cuando exista la justificación documental correspondiente).
• Establecer bitácoras o historial de las operaciones, para rastrear las operaciones o reconstruir reportes.
• Analizar la factibilidad de sistematizar y automatizar, el universo y diversidad de controles de información con los que cuentan cada una de las áreas internas responsables de los programas o actividades, relacionadas con indicadores de resultados de metas presupuestarias.

A través del SEGAM, mantener informada a la DGPOP, sobre los avances en la implementación de la presente acción de mejora.

1.- La Dirección General de Informática (DGI) deberá documentar su “Metodología de Desarrollo de Sistemas” de forma que a través de ésta se gobierne el proceso para realizar sus desarrollos informáticos y coadyuve en el control integral de los mismos, además de proveer al personal que interviene en ellos de todas las reglas, normas y/o directrices técnicas necesarias para realizar su trabajo.

Al documentar dicha metodología, la DGI debe considerar:

• Proveer al personal involucrado de un método de desarrollo de sistemas que será tomado como referencia para la creación de aplicaciones informáticas en la Secretaría de Economía.
• Establecer el uso de la metodología en todas las áreas adscritas a la DGI que realicen la función de desarrollo de sistemas.
• Actualizar los procedimientos operativos de forma que se ajusten a la metodología creada.
• Integrar las normas y criterios técnicos que gobiernen todo el proceso de Ingeniería de Software.
• Establecer claramente las reglas a seguir para la generación de la documentación de las aplicaciones desarrolladas.
• La metodología debe cubrir el ciclo entero de desarrollo de software.
• Establecer una validación formal de cada fase antes de pasar a la siguiente.
• Contar con revisiones detalladas de la exactitud del sistema producido, de forma que se garantice su apego al proceso que se automatiza y a los requerimientos del usuario que lo solicita.
• La metodología debe ser el fundamento para una comunicación efectiva, no solo entre el usuario y el informático, sino entre los distintos entes que participan en el proceso de desarrollo.
• La metodología debe establecer normas de usabilidad, criterios para la evaluación costo-beneficio, para la evaluación tecnológica, medición del rendimiento, y la reutilización de código, así como directrices sobre la estética.
• Debe ser aplicada en todos los desarrollos realizados por la DGI.

2.- La Dirección General de Informática (DGI) deberá documentar y automatizar el procedimiento por el que abastece a las distintas áreas que integran la Secretaría de Economía de Equipo de Cómputo y Periféricos.

Al documentar este procedimiento, la DGI debe considerar:

• Integrar los controles necesarios en el procedimiento para que los equipos de cómputo y periféricos que la DGI integra a la infraestructura de la Secretaría de Economía cumplan con las especificaciones necesarias para la correcta operación informática de las Unidades Administrativas que los solicitan.
• Considerar la opinión de los enlaces informáticos para la formulación del procedimiento, y para que éste, una vez implantado, contenga un esquema de evaluación y retroalimentación que lleve a la DGI a la mejora continua.
• Integrar a la ejecución del procedimiento un sistema de cómputo que le permita llevar el control del procedimiento y registro de actividades que en él se generan, desde la detección de requerimientos hasta la asignación de los bienes, y en su caso, las etapas posteriores que la DGI requiera.
• Vincular el sistema sugerido con el sistema utilizado para el control de bienes por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de forma que la DGI cuente con un sistema de inventario actualizado en línea. Para ello, deberá impulsar un acuerdo con la DGRMSG de modo que puedan realizarse las modificaciones pertinentes en el sistema de la DGRMSG, e idear un procedimiento que le permita tener a la DGI los datos técnicos de los equipos asignados.
• Apegarse al contenido del “Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal” y los “Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal”.

3.- La Dirección General de Informática (DGI) implementará mejoras en su procedimiento de “Soporte Técnico a la Infraestructura de Cómputo y Comunicaciones” que le permitan brindar un mejor servicio a los usuarios de la Secretaría de Economía.

Para efectuar tales mejoras, la DGI debe considerar:

• Revisar la documentación relacionada con éste procedimiento y realizar las adecuaciones necesarias para que ésta se encuentre actualizada.
• Valorar la forma en que están establecidos los niveles de atención para que estos se lleven a cabo conforme sean documentados.

El usuario debe tener claro en todo momento la ruta a seguir para que su requerimiento sea resuelto. Los Responsables Informáticos de cada Unidad Administrativa deben ser enterados del procedimiento real y contar con los medios para dar seguimiento a sus reportes, distinguiendo aquellos que corresponden a usuarios de la Unidad Administrativa a la que atienden, de aquellos que son levantados por ellos mismos.

En consecuencia la DGI tendrá registros y estadísticas reales del servicio de soporte técnico que ofrece a los usuarios.

• Realizar un análisis del contenido de la encuesta de satisfacción del cliente que se aplica al cierre de un reporte para que ésta, en su caso, sea modificada y sus preguntas resulten de mayor utilidad para  valorar el servicio prestado, utilizando un lenguaje simple, claro y directo, que permite a los usuarios comprenderlo de manera fácil y sencilla.

Se considera que no se establezcan valores de respuestas por default, de éste modo el usuario deberá contestar de acuerdo a su percepción del servicio. Respecto al cuestionamiento relacionado con la respuesta en tiempo, conforme lo establece la normatividad, este dato debe ser obtenido directamente de los registros del sistema utilizado por el Centro de Atención a Usuarios (CAU); el usuario puede validar si los tiempos registrados corresponden a los reales, derivado del momento en que su solicitud fue atendida, e incluso cuando fue reportada al CAU. Es en este caso que se debe tener especial cuidado en levantar el reporte cuando el usuario lo solicita, sin importar si se tiene contrato con un tercero, esto ayudara a tener estadísticas confiables y que reflejen con mayor apego a la realidad el nivel de servicio ofrecido por el CAU.

• Dirigir la encuesta al usuario que realmente requirió el servicio, sin importar si el servicio es requerido por el Responsable Informático de una Unidad Administrativa en nombre de uno de sus usuarios.
• Impulsar acciones de difusión encaminadas a dar a conocer las mejoras en el servicio del CAU, haciendo énfasis en la necesidad de la evaluación del usuario, buscando incrementar el nivel de encuestas contestadas.
• Establecer un esquema de planeación detallado para la contratación oportuna del servicio de mantenimiento de equipo de cómputo, tomando en cuenta el contenido del “Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal” y los “Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal”.

4.- La Dirección General de Informática (DGI) implementará mejoras en su procedimiento de “Capacitación Informática” que le permitan brindar un mejor servicio a los usuarios de la Secretaría de Economía.

Para efectuar tales mejoras, la DGI debe considerar:

• Revisar la documentación relacionada con éste procedimiento y realizar las adecuaciones necesarias para que ésta se encuentre actualizada.
• Dar a conocer el listado de cursos rechazados, incluyendo los motivos de la no aceptación, al Responsable Informático, a su jefe inmediato o al titular de la Unidad Administrativa que los requirieron.
• Dar la posibilidad a las áreas solicitantes de capacitación a las que les hayan sido rechazados cursos, que en caso de que lo crean conveniente brinden información adicional, para justificar o documentar en mayor medida la necesidad de los cursos solicitados y el impacto del rechazo. Se recomienda que dicho impacto sea incorporado al formato de diagnóstico para que éste sea registrado en el sistema que para tal efecto ocupa la DGI en la etapa de levantamiento de requerimientos.
• En caso de que la inasistencia a un curso no se encuentre justificada, se considera necesario notificar la situación al Responsable Informático, a su jefe inmediato y al titular de la Unidad Administrativa que lo requirió.

5.- La Dirección General de Informática (DGI) realizará mejoras en su procedimiento de “Actualización y Distribución de Software” que le permitan brindar un mejor servicio a los usuarios de la Secretaría de Economía.

Para efectuar tales mejoras, la DGI debe considerar:

• Revisar la documentación relacionada con éste procedimiento y realizar las adecuaciones necesarias para que ésta se encuentre actualizada.

• Documentar los pasos a seguir en caso de que un requerimiento de software sea rechazado, incluyendo la notificación al área solicitante, y permitiendo su participación en esta parte del procedimiento.

• Concluir la documentación e implantación de una metodología de evaluación de software  libre y de código abierto, integrándola al procedimiento documentado.

• Apegarse al contenido del “Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal” y los “Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal”.

6.- La Dirección General de Informática (DGI) analizará detalladamente su procedimiento de “Distribución de Insumos Informáticos” y determinará las acciones a llevar a cabo para garantizar el oportuno abastecimiento de insumos informáticos a las Unidades Administrativas de la Secretaría de Economía.

Para efectuar el análisis referido y las modificaciones que en su caso correspondan hacer en el procedimiento, la DGI debe considerar:

• Revisar la documentación relacionada con éste procedimiento y realizar las adecuaciones necesarias para que ésta se encuentre actualizada.

• Definir en estrecho contacto y comunicación con la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales las actividades y responsabilidades que a cada Unidad Administrativa corresponden, dejando evidencia documental del acuerdo.

• Establecer acuerdos para que las áreas de la Secretaría de Economía que puedan proporcionar servicio de asesoría jurídica e interpretación legal participen en los procedimientos de adquisición que gestiona la DGI.

• Comunicar a los involucrados las acciones que se lleven a cabo respecto a este procedimiento, de forma que las Unidades Administrativas se mantengan informadas de la forma en que plantearán sus requerimientos y como éstos serán atendidos.

• Apegarse al contenido del “Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal” y los “Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal”.

7.- La Dirección General de Informática (DGI) integrará al Plan de Contingencias Informático el Análisis de Riesgos que la llevo a determinar el contenido de dicho plan y documentará la factibilidad de completar su esquema de seguridad con un Plan de Recuperación de Desastres (DRP).

Para atender esta recomendación se considerará lo siguiente:

• Documentar completamente el análisis de riesgos, en el que se identifiquen todos los tipos de amenazas y vulnerabilidades que pueden afectar a cualquiera de los elementos de Tecnología de Información y Comunicaciones con que cuenta la Secretaría de Economía. Se deberán tomar en cuenta todos los tipos de riesgos, tanto los inherentes a la propia tecnología, a sus características físicas, al software que alberga o con el cual opera, a los datos que maneja, a su entorno lógico, a su entorno físico, al medio ambiente y al elemento humano que interactúa o está en posibilidad de estar en contacto con ella.

• Identificar en cada caso la probabilidad de ocurrencia y el grado de impacto que ocasionaría la materialización de la amenaza o vulnerabilidad.

• Modificar el Plan de Contingencias de forma que se ajuste al Análisis de Riesgo documentado.
  • Documentar un análisis de factibilidad para la elaboración de un Plan de Recuperación de Desastres (DRP), y en su caso, elaborar un plan de trabajo para su realización.

8.- La Dirección General de Informática (DGI) realizará mejoras en las tareas del proceso de administración y actualización del contenido del sitio de Internet de la Secretaría de Economía que le permitan brindar un mejor servicio a los usuarios del mismo.

Las mejoras recomendadas son las siguientes:

• Documentar y difundir un procedimiento para la administración del contenido del Sitio web de la Secretaría de Economía que incluya a las áreas que requieren se les asigne una sección específica.

• Incorporar al procedimiento un formato de asignación de cuenta, en donde se detalle además del usuario asignado, los derechos con que éste cuenta, la sección que le es asignada, el contacto técnico y el responsable del contenido.

Formular un listado de las obligaciones que se adquieren al ser depositario de una cuenta, diferenciando las obligaciones del contacto técnico de las del responsable del contenido. Tal listado debe ser incluido en el formato en comento.

El formato debe incluir la responsabilidad y necesidad de mantener actualizada la información que se publique y la obligación de notificar a la DGI cuando el servicio no se requiera más, o cuando cambie alguno de los responsables.

Este formato debe ser implementado tanto para las nuevas asignaciones como para las ya existentes.

• Implementar validaciones de contenido periódicas que permitan comprobar que el contenido de la página web esta actualizado. Para la realización de estas validaciones se requiere el apoyo y asignación de responsabilidades a las áreas con cuentas asignadas.

1.- Implementar controles internos que reflejen oportunamente los subejercicios que pudieran generar las unidades administrativas de la dependencia y su sector coordinado, y permitan promover el ejercicio adecuado del calendario de presupuesto autorizado.

Para considerar instrumentada esta acción de mejora, la DGPOP deberá realizar lo siguiente:

• Designar formalmente al responsable administrativo de la DGPOP que considere conveniente para realizar el seguimiento al ejercicio del presupuesto y detectar los posibles subejercicios que pudieran generar reducciones al mismo.
• Promover hacia las Unidades Responsables, que tomen las medidas preventivas necesarias para evitar recortes forzosos al presupuesto y que a su vez pudieran dar lugar al incumplimiento de metas o mejoras en los procesos que dependen directamente de recursos presupuestales.
• Elaborar un control mensual que señale cifras acumuladas de los movimientos del presupuesto y contenga lo siguiente:

• Nombre y clave de la unidad responsable.
• Presupuesto mensual programado, ejercido y disponible.
• Capítulo del gasto con sus importes totales al cierre de cada mes.
• Clave y nombre de las subpartidas por objeto clasificador del gasto vigente sub-ejercidas.

• Informar mensualmente a las unidades administrativas los posibles subejercicios que se hayan generado, promoviendo que se tomen las medidas pertinentes antes de finalizar el trimestre que corresponda.
• Elaborar un control trimestral que permita identificar los resultados globales consolidados respecto a las acciones realizadas para prevenir reducciones líquidas al presupuesto de la Secretaría, las variaciones a las cifras reportadas por cada trimestre del ejercicio y el acumulado del ejercicio 2007.

2.- Fortalecer los mecanismos de control y verificación para la atención de las Afectaciones Presupuestarias.

Para considerar instrumentada esta acción de mejora, la DGPOP deberá realizar lo siguiente:

• Con un fin de simplificación, eliminar los controles que genera la encargada de la ventanilla de trámites, toda vez que el Registro de Técnicas Estadísticas PRC-GP-08 se considera un control suficiente para reflejar el registro de alta, procedimiento y trámite de las solicitudes de afectación presupuestaria (SAP’s) a través del SIGEFI.
• Incluir la hora de recepción y de respuesta en el “Reporte de Trámites de Afectaciones Presupuestarias” en lo que respecta a las “afectaciones internas absolutas”, a fin de que éste refleje de manera confiable y oportuna, el tiempo de respuesta hacia las unidades responsables.
• Asignar a un servidor público que atienda la ventanilla en los tiempos en que la servidora pública actual, por tener horario de maternidad no lo pueda hacer, con el fin de cumplir con el horario ofrecido al usuario de conformidad con el manual de trámites (9:00 a 13:30 horas).

Como una opción adicional al inciso anterior:

• Revisar la viabilidad de ampliar el horario de atención en ventanilla para comodidad y beneficio de las Unidades Responsables, como usuarias del proceso.
• Con respecto al registro de las solicitudes de trámite de afectaciones externas, incluir en reportes subsecuentes, una nota explicando la razón o el estatus por el cual no se refleja tal dato en los registros.
• Actualizar el Manual de Trámites de la Oficialía Mayor, al menos en lo que respecta a los trámites DGPOP 01, DGPOP 02, DGPOP bis en los siguientes conceptos:

• Tiempos de respuesta que puede ofrecer la atención del trámite, considerando las estadísticas actuales.

• Actualizar los fundamentos normativos señalados en los procedimientos, como se ejemplifica a continuación:

• cambiar lo que se refiere a la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento por la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su reglamento. El Plan Nacional de Desarrollo 2001 – 2006 por el Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2012. El Oficio Circular 307-A-158 “Lineamientos para la Gestión de las Adecuaciones Presupuestarias durante el ejercicio 2004 por el Oficio Circular 307.A.0310 “Lineamientos Normativos y de Operación  para la Gestión de las Adecuaciones Presupuestarias”.
• Modificar los nombres de los servidores públicos responsables del trámite.

3.- Fortalecer el trámite de las afectaciones presupuestarias en el sector coordinado y de ser viable automatizarlo mediante la implementación del Módulo de Afectaciones Presupuestarias a Entidades (MAPE).

Para considerar instrumentada esta acción de mejora, la DGPOP deberá realizar lo siguiente:

• Revisar la viabilidad de implementar el MAPE en el Sector Coordinado para que los trámites de las SAP’s  (Solicitudes de Afectación Presupuestaria) se efectúen electrónicamente.
• Informar oficialmente a los enlaces del Sector Coordinado que para estar en posibilidades de atender oportunamente sus SAP, la documentación correspondiente a éstas, debe presentarse sólo en la Ventanilla Única de Trámites (paso 6 del trámite DGPOP-01 y DGPOP-02) y no al interior de la DGPOP.
• Elaborar e incorporar a los expedientes integrados con las afectaciones presupuestarias del sector coordinado, un índice que describa de manera clara y ordenada el contenido de los mismos, así como una etiqueta que los identifique de conformidad con los lineamientos para la conservación de los archivos de la Secretaría de Economía.

4.- Fortalecer los registros y las actividades de verificación de la ventanilla que tramita los pagos solicitados por las Coordinaciones Administrativas de la Secretaría de Economía.

Para considerar instrumentada esta acción de mejora, la DGPOP deberá realizar lo siguiente:

• Actualizar el documento “Firmas de los funcionarios que podrán autorizar documentos para pagos”
• Llevar un control semestral de los cambios y/o movimientos efectuados en el registro de las firmas de los funcionarios que podrán autorizar trámites para pagos. En caso de ocurrir un movimiento antes del período señalado, registrarlo inmediatamente en el control respectivo, de conformidad con el trámite DGPOP-24 contenido en el Manual de Trámites de la Oficialía Mayor publicado en la página de intranet de al Secretaría.
• Crear una base de datos que permita registrar información recibida en la Ventanilla de Trámites de Pagos, incluyendo cortes diarios con el visto bueno de los servidores públicos responsables de aplicar los movimientos en el SIAFF.
• Actualizar el Manual de Trámites en lo que respecta al pago de Proveedores y Gestión de pagos, los cuales se encuentran publicados en la página de Intranet de la Secretaría en los siguientes conceptos:

• En la normatividad, cambiar la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal así como su Reglamento por la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su reglamento e incluir el Plan Nacional de Desarrollo 2007–2012.
• Modificar los nombres de los servidores públicos responsables del trámite.

5.- Establecer los controles que aseguren de manera razonable el adecuado cumplimiento a las medidas de austeridad y disciplina del gasto.

Para considerar instrumentada esta acción de mejora, la DGPOP deberá realizar lo siguiente:

• Designar formalmente al responsable administrativo que considere conveniente para que sea quien tenga la responsabilidad de evaluar y dar seguimiento a las medidas de austeridad y disciplina del gasto que por parte de la Secretaría de Economía se deban reportar.
• Solicitar por oficio, al menos con periodicidad trimestral y con la anticipación pertinente, a las Direcciones Generales de Recursos Humanos (DGRH), de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG) y de Informática (DGI), la información que se requiera referente a las medidas de austeridad y disciplina del gasto, así como el soporte documental pertinente, para informarlas con oportunidad y congruencia a las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública, considerando que ésta debe entregarse a más tardar a los quince días hábiles posteriores al trimestre informado. (oficio circular No. UCEGP/209/013/2007 12/07/07)
• Establecer al menos un registro trimestral que permita identificar los resultados globales consolidados que reporten la Dirección General de Recursos Humanos (DGRH), Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG) y la Dirección General de Informática (DGI), respecto a las acciones realizadas en medidas de austeridad así como la generación de ahorros adicionales generados e incluir una columna que indique las cifras reportadas por cada trimestre del ejercicio y el acumulado del ejercicio 2007.
• En el caso de que las unidades administrativas responsables, al emitir sus informes, estén en desapego a las medidas de austeridad y disciplina del gasto, informárselos por oficio para que sean aclaradas a la brevedad posible.
• Instruir un procedimiento en materia de austeridad que permita indicar los pasos generales para la solicitud, procesamiento, plazos de entrega y envío de reportes a las SHCP y SFP, respectivamente.

6.- Fortalecer el control de las “Salvedades” al presupuesto de la Secretaría de Economía y su Sector Coordinado.

Para considerar instrumentada esta acción de mejora, la DGPOP deberá realizar lo siguiente:

• Establecer un procedimiento que indique en forma general la aplicación y el control de las salvedades que afectan el presupuesto de la Secretaría.
• Gestionar la viabilidad de incorporar el procedimiento establecido, en el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Economía, considerando las fases de elaboración, revisión, aprobación e implementación.

7.- Elaborar un manual de usuario para la operación del SIGEFI (Sistema Integral de Gestión Financiera).

Para considerar instrumentada esta acción de mejora, la DGPOP deberá realizar lo siguiente:

• Señalar de manera clara los objetivos generales y específicos del SIGEFI.
• Establecer las políticas a que se deben ajustar los usuarios del SIGEFI.
• Establecer los procedimientos implicados en la operación del SIGEFI.

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